Het nieuwe voorlichten

Studievoorlichting in corona-tijd

Een vraag waar menig onderwijsmarketeer de afgelopen periode mee heeft geworsteld. En niet zonder resultaat! We hebben verrassende online varianten geïntroduceerd zien worden. De reacties zijn positief, zowel aan de onderwijskant, als voor de studiekiezers. Het zou ons niet verbazen als deze nieuwe online voorlichtingen ook in een post-corona tijdperk benut blijven worden.

Het nieuwe, online voorlichten prikkelde ons om hier met onze software op een slimme manier op aan te haken. Scholen en universiteiten gebruiken online varianten als alternatief voor de fysieke open dag. Kant-en-klare (webinar)applicaties zoals Microsoft Teams, Zoom en Skype. Evenals voor een fysieke voorlichting, kan een studiekiezer zich via Summit aanmelden voor een online voorlichting. In plaats van een bevestiging met QR-code sturen we een e-mailbevestiging met uitleg over- en een directe link naar de online voorlichting.

Om het proces rondom de registratie van de online voorlichtingen nog beter te ondersteunen heeft Summit extra functionaliteiten ontwikkeld. Zo kunnen we geregistreerde studiekiezers voor het begin van de online voorlichting automatisch een SMS-reminder sturen. Tegelijkertijd met de sms ontvangt de studiekiezer een remindermail met een slimme link naar de online voorlichting, waar in de sms ook aan gerefereerd wordt. Door op die slimme link in de remindermail te klikken, wordt de studiekiezer direct als “aanwezig” in de database verwerkt.

Samengevat:

In het huidige studiejaar lijkt een hybride variant van studievoorlichting voor de hand te liggen; een combinatie van online- en fysieke contactmomenten met studiekiezers. Ook voor de fysieke variant biedt Summit ondersteuning door bijvoorbeeld studiekiezers zich te laten aanmelden voor een specifiek tijdslot, waardoor het bezoek van open- en infodagen wordt gespreid.

Ter inspiratie tref je hieronder interessante voorbeelden uit de praktijk. En natuurlijk ontwikkelen we verder. Aarzel niet ons te benaderen met eigen ideeën, die zijn zeer welkom!

Online voorlichten door Hogeschool Windesheim

Windesheim heeft, nadat duidelijk werd dat de geplande fysieke open dagen en open avonden niet door konden gaan, meteen ‘Houd mij op de hoogte’ registraties live gezet, waarbij scholieren en professionals konden aangeven graag geïnformeerd te worden over de nieuwe opzet van online wervingsactiviteiten. Deze studiekiezers hebben vervolgens een uitnodiging gekregen om zich te registreren voor het concrete aanbod van online voorlichtingen.

Hierbij kon men voor deeltijdopleidingen bijvoorbeeld kiezen uit de verschillende beschikbare online voorlichtingen die werden aangeboden, zoals voorlichtingen van opleidingen, 1-op-1 studieadviesgesprekken, contact met studentservices voor algemene vragen en contact met studiekeuze- en loopbaancoaches. Een half uur voor het begin van een online voorlichting kreeg men een sms en remindermail met uitleg en een link naar de specifieke Microsoft Teams-sessie. Door op de link te klikken werd vastgelegd wie de online voorlichting had ‘bijgewoond’.

Voor meer informatie over voltijdopleidingen is het mogelijk om zich te registreren voor online chatgesprekken. Hierbij kan men kiezen uit 1-op-1-gesprekken en chatgesprekken voor meerdere deelnemers. De organisator van een online chatgesprek wordt bij elke registratie voor zijn/haar online chatgesprek automatisch op de hoogte gehouden via mail van aan- en afmeldingen en wanneer het gesprek ‘vol’ is. Ook hierbij krijgen de deelnemers een half uur voor aanvang van het gesprek een sms en een remindermail met uitleg en een link, waarbij ook de ‘aanwezigheid’ weer wordt vastgelegd.

Online infomomenten LUCA School of Arts

LUCA heeft 4 online infomomenten georganiseerd in 2 weken. De online infomomenten vonden elk moment op een andere campus plaatst, met uitzondering van 1 moment, waarbij 2 campussen tegelijkertijd hun online infomoment hebben georganiseerd. Studiekiezers konden zich (onbeperkt) aanmelden voor de infosessies en ontvingen een bevestigingsmail met daarin de opmerking dat men kort voor aanvang van de start van de sessie de link naar de Zoom-meeting zou ontvangen.

Een dag van tevoren plaatste LUCA de Zoom-linkjes ook op hun website. Een uur voorafgaand aan de start van het online infomoment sloot de registratie voor die dag. Studiekiezers werden vanaf dat moment direct verwezen naar de juiste Zoomlink via de website. Zodra een studiekiezer op de link klikte, binnen een kwartier voorafgaand aan de sessie of tijdens de sessie, werd deze persoon als aanwezig geregistreerd in de database.

Verschillende online voorlichten bij Helicon

Helicon heeft er vaart achter gezet. Er moest zo snel mogelijk een goed online alternatief komen voor alle fysieke meeloopdagen, open dagen en informatiemomenten die gepland stonden.
De MBO vestigingen van Helicon hebben in samenwerking met Summit verschillende formats bedacht voor deze online kennismakingsmomenten. Per vestiging één registratielink, waarbij je de keuze hebt uit alle verschillende typen online voorlichtingen. Vanaf april 2020 kunnen studiekiezers bij Helicon terecht voor een online voorlichting waar zij behoefte aan hebben.
Hieronder enkele voorbeelden van deze verschillende type voorlichtingen:

Helicon is een van de eerste onderwijsklanten die is gaan werken met de nieuwe functionaliteiten van Summit, zoals de sms en mailreminder en de slimme link om de aanwezigheid van de studiekiezers te meten. Op dit moment is Helicon druk bezig met het ontwikkelen van de (online) voorlichting planning voor het nieuwe schooljaar.